プライバシーポリシー

本プライバシーポリシーは、Soltinusの運営者（以下「運営者」）が提供する「Soltinus」（以下「本サービス」）における、登録ユーザー、ゲスト参加者、団体・企画の管理者その他の利用者に関する情報の取扱いに適用します。

各団体・企画が本サービス外で独自に取得・管理する情報には、その団体・企画の定める方針が適用されます。本サービス上で団体・企画の管理者が閲覧できる情報については、本ポリシーと利用規約もあわせて適用されます。

本サービスでは、利用する機能に応じて次の情報を取得・保存します。

• アカウント・プロフィール情報：姓名・カナ・ニックネーム、主メールアドレス・追加メールアドレス、プロフィール画像、郵便番号・デジタルアドレス・住所・電話番号、認証状態その他本人が入力した情報
• 認証・セキュリティ情報：パスワードのハッシュ、二段階認証・予備コード（リカバリーコード）・パスキーに必要な情報、Discord連携の識別子・プロフィール情報、認証や重要操作の監査記録
• 団体・企画の運営情報：団体作成申請・審査履歴・申請ロゴ、団体所属、役割・パート、団体別ニックネーム、招待、企画スタッフ、出演申込・出演者、参加申込、申込連絡先の保存時点の写し、参加要項等への同意記録、練習出欠、会場・日程、見学・体験申込、メモ・備考等
• 楽曲・ファイル情報：レパートリー、楽曲・権利者等の情報、団体ロゴ・プロフィール画像・告知画像、利用者が登録した楽譜PDF等
• 支払い・受取情報：参加費、請求・支払・返金等の状態、支払方法、振込名義、団体の銀行口座情報、Stripeのアカウント・Checkout・決済等を識別するIDその他決済照合に必要な情報
• 緊急情報保管庫：本人が任意で登録する緊急連絡先、健康上の留意事項等、および開封権限・開封理由・日時・対象・閲覧者等の監査記録
• お問い合わせ・ご意見：氏名、メールアドレス、件名、本文、利用状況、対象機能、返信希望、送信元として安全と確認できた本サービス内のパス等
• 技術・利用情報：Cookie、サーバー側session、IPアドレス、User-Agent、アクセス・エラー・セキュリティ上の記録、送信回数等の濫用対策情報
• 秘密URL等の管理情報：ゲスト参加確認やカレンダー購読に用いるトークンまたはそのハッシュ、失効状態その他アクセス制御に必要な情報

団体の申請内容と承認前のロゴは申請者本人と審査担当のSoltinus運営が確認します。ゲスト参加申込は企画管理者が内容・連絡先を確認して審査し、承認前は振込先・参加者向け楽譜・支払い開始を制限します。アカウントへの引継ぎには申込先メールの所有権確認後、ログイン確定・メール認証時に自動で引き継ぎます。未処理の場合は本人が手動でも操作できます。支払履歴を保持し、緊急情報を共通プロフィールへ自動転記しません。

• 登録、ログイン、本人確認、メールアドレス確認、二段階認証・パスキーその他の認証機能を提供するため
• 団体・メンバー、企画、出演・参加、練習・出欠、会場、楽曲、見学・体験等の運営機能を提供するため
• 参加費の請求、支払方法の案内、決済・入金・返金等の状態確認、会計記録の保持のため
• 団体申請・参加申込の審査結果、楽譜更新等のメール通知、配信先・配信状態の管理、リマインド、招待、緊急情報開封通知その他必要な連絡を行うため
• 本人の予定表示、iCalendar / ICS購読、練習時間の重複確認等を提供するため
• お問い合わせ・ご意見への対応、機能改善、利用状況の把握のため
• 不正アクセス、なりすまし、濫用、重複処理その他の不正・事故を防止し、安全に運用するため
• 障害の調査・復旧、監査、法令遵守、紛争・問い合わせへの対応のため

団体・企画の管理者には、当該団体・企画の運営に必要な範囲で、所属、申込、出演者、参加者、連絡先、出欠、参加費・支払状況等を表示します。誰がどの情報を閲覧・編集できるかは、団体所属、企画での役割、参加状態、各機能の公開範囲およびサーバー側の権限制御に従います。

団体・企画の公開ページでは、公開設定された団体名、紹介、画像、企画情報、日程・会場、演奏曲目等を表示する場合があります。姓名、主メールアドレスその他の非公開プロフィール情報を、公開ページへ当然に表示するものではありません。

複数団体・企画の練習時間重複は本人向けに判定し、他団体の所属・予定の詳細を別団体の管理者へ渡しません。iCalendar / ICSの購読feedにも、名簿、出欠一覧、メールアドレス、自由記述のメモ等は含めません。

運営者は、法令に基づく場合、本人の同意がある場合、利用者自身が指定・参加する団体や企画の運営に必要な範囲で本サービス上の権限を持つ利用者へ表示する場合、または次項の外部事業者へ本サービス提供に必要な処理を委託する場合を除き、個人情報を第三者へ提供しません。

団体・企画の管理者は、本サービス上で閲覧できる情報を、その団体・企画の運営に必要な目的の範囲で取り扱うものとし、目的外利用や不必要な第三者提供を行ってはなりません。

本サービスでは、設定状況および利用する機能に応じて、次の外部サービスを利用します。

• Stripe：接続先団体の決済受取設定、Checkout、決済状態の照合等に利用します。カード番号、有効期限、セキュリティコード等はStripeの画面で処理され、本サービスには保存しません。
• Matrix（任意設定・暗号化された通知専用ルーム）：団体申請の到着通知に利用し、申請IDと管理画面URLだけを送り、連絡先や申請本文は含めません。
• メール配信サービス（本番ではResendを利用可能）：メール認証、招待、リマインド、各種通知等の送信に利用します。
• Cloudflare R2：団体・企画等の画像、およびアクセス制御された楽譜PDF等のファイル保存に利用します。
• Discord：Discordログイン・アカウント連携を選択した場合に、認証に必要な識別子、プロフィール情報、メールアドレス等をやり取りします。
• AWS KMS：緊急情報保管庫の暗号化鍵を安全に管理するために利用します。緊急情報の本文そのものを通常の公開・管理画面へ送信するためのものではありません。
• Google Maps / Places：会場登録等で住所・施設候補を検索するために利用します。
• 日本郵便API：プロフィール等の住所入力を補助するための郵便番号・デジタルアドレス等の検索に利用します。
• 銀行・支店ディレクトリAPI：団体の受取口座設定時に銀行・支店を検索するために利用します。
• Slack：運用環境で設定されている場合、障害・エラーの把握のための通知に利用することがあります。

各外部サービスには、それぞれの提供者が定める利用条件・プライバシーに関する定めが適用される場合があります。

ログイン状態、ゲスト参加の確認、セキュリティ確認、CSRF対策その他本サービスの動作に必要な目的でCookieとサーバー側sessionを利用します。Cookieを無効にすると、ログインその他の機能が正常に利用できない場合があります。

アプリケーション、Webサーバーその他の運用ログには、リクエスト時刻、IPアドレス、User-Agent、エラー情報その他障害調査や安全な運用に必要な記録が残る場合があります。認証・緊急情報開封等の重要操作では、監査のための記録を別途保持します。

一部のゲスト参加確認URLやiCalendar / ICS購読URLは、URLを知る人がログインなしで所定の情報へアクセスできる仕組みです。第三者へ共有・転送しないでください。購読URLは本人が再発行・無効化できます。

ゲストのメール確認リンク等では、最初のアクセス時のURLに確認用トークンが含まれる場合があります。そのリクエストがWebサーバー等のアクセスログに記録される可能性がありますが、確認後はトークンを含まないURLとサーバー側sessionを利用する設計としています。

本サービスでは、認証・権限制御、送信回数制限、監査記録、秘密情報のハッシュ化、ファイルの公開・非公開領域の分離等、扱う情報と機能に応じた安全管理措置を講じます。

非公開プロフィールの氏名・住所・電話番号、団体の連絡先・銀行口座情報、出演申込の連絡先、参加備考・振込名義、見学・体験申込、お問い合わせ・ご意見等の機密性の高い情報は、データベースに保存する際に暗号化して保護します。認証や検索などのため同じ方法で暗号化しない情報もあり、用途に応じてアクセス制御や照合用のハッシュ等を使い分けます。

緊急情報保管庫は通常のプロフィール等とは分離し、専用の暗号化方式で保護します。開封にはイベントごとの明示的な権限と理由が必要で、対象者ごとの開封を監査記録へ残し、本人へ通知します。

取得した情報は、利用目的、サービスの整合性、安全な運用、問い合わせ対応、取引・会計記録の保持、法令上の必要性等に応じて必要な期間保有します。すべての情報について一律の保有期間を定めるものではありません。

ゲストのイベント参加申込や出演応募の連絡先・自由記述は、イベント終了から180日を経過したものについて、必要な支払・連絡処理や保全対象を除き順次削除します。見学・体験申込とお問い合わせの個人情報は、対応完了を確認した日から180日を経過したものを対象とします。確実な送信完了を確認したイベント一斉配信の宛先情報・本文は、原則90日を経過したものを対象とします。これらは記録全体ではなく、不要となった個人情報の削除・一部識別子の消去です。

認証監査のIPアドレス・User-Agentおよび緊急情報開封監査のIPアドレス・User-Agentは原則90日を経過したものから削除します。認証監査記録は原則1年、緊急情報開封監査記録は原則3年の保持を目安とします。紛争、未完了の支払・配送、事故調査、法令・契約上の保存義務などにより、対象外とする場合があります。決済・会計上の記録は適用される法令等に必要な期間保持します。

登録ユーザーは提供される設定画面からアカウント削除を申し込めます。ただし、団体の最後のオーナー、参加申込・審査・企画・支払・会計記録その他から参照される情報等は、整合性や取引記録の保持のため削除できない場合、または事前の引継ぎ等が必要な場合があります。

登録ユーザーの緊急情報は本人が削除できます。ゲストの緊急情報（会員へ引き継いだイベント専用情報を含む）は、終了日時を確認できるイベントについて設定された保持期間を経過すると自動削除します。削除後もバックアップに含まれる暗号化済みデータがバックアップの保持期間中残る場合があります。監査記録は対象データとは別に保持する場合があります。

プロフィール、追加メールアドレス、認証設定、緊急情報その他、設定画面が提供されている情報は本人が確認・変更・削除できます。その他、運営者が保有する本人の情報について、法令に基づく開示、訂正、利用停止等を希望する場合はお問い合わせフォームからご連絡ください。本人確認や、法令・取引記録・他者の権利保護等のため、対応できる範囲に制限がある場合があります。

運営者は、機能、運用、外部サービス、法令等の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更については、本サービス上への掲載その他適切な方法で周知します。改定後のポリシーは、別途定める場合を除き、本サービス上に掲載した時点から適用します。

本ポリシーおよび本サービスにおける情報の取扱いに関するお問い合わせはお問い合わせフォームをご利用ください。